Bestuurssecretaresse

ci SRQ130730

Je ondersteunt een wethouder binnen het bestuurssecretariaat en zorgt voor rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving. Je werkt op het snijvlak van bestuur en organisatie en levert een belangrijke bijdrage aan de dagelijkse ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Samen met je collega’s binnen het bestuurssecretariaat pak je gezamenlijke werkzaamheden op en zorg je voor continuïteit. In deze rol ben je servicegericht, proactief en weet je goed prioriteiten te stellen.

Wat ga je doen

• Je beheert complexe agenda’s en plant bestuurlijke afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.
• Je verwerkt inkomende correspondentie en signaleert prioriteiten.
• Je zorgt dat vergaderstukken digitaal klaarstaan voor bestuurlijke overleggen.
• Je ondersteunt bij administratieve en organisatorische werkzaamheden binnen het bestuurssecretariaat.
• Je overlegt periodiek met de bestuursadviseur en communicatieadviseur over de agenda van de wethouder en de prioriteiten binnen zijn portefeuille.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor bestuurders en hun interne en externe relaties.
• Je bewaakt acties en deadlines.
• Je pakt samen met collega’s van het bestuurssecretariaat gezamenlijke taken op rondom het college.

Over jou

• Je bent een organisatietalent en regelt alles van A tot Z.
• Je pakt proactief werkzaamheden op en denkt mee én vooruit.
• Je kunt goed luisteren naar bestuurders en collega’s om af te stemmen wat zij belangrijk vinden.
• Je weet wat nodig is en krijgt het voor elkaar om voortgang te boeken in processen en afspraken.
• Je bent het rustpunt en een vraagbaak in een dynamische bestuurlijke omgeving.
• Je bent secuur en pakt administratieve en ondersteunende processen zelfstandig op.
• Je hebt bestuurlijke sensitiviteit, een opgewekt karakter en teamgeest.
• Je kunt zowel in het gemeentehuis als thuis werken en bent voor deze opdracht minimaal 50% van de tijd op kantoor. In ieder geval ben je op woensdag op kantoor aanwezig.

Eisen

• Je hebt minimaal een mbo(+) werk- en denkniveau.
• Je hebt ten minste drie jaar werkervaring als secretaresse.
• Je hebt ervaring op secretarieel gebied binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je kunt goed werken met office-software, waaronder Microsoft Office.
• Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.

Wensen

• Je hebt bij voorkeur ervaring binnen een gemeente.

Competenties

• Je bent enthousiast, gedreven en servicegericht.
• Je brengt rust, structuur en overzicht.
• Je werkt graag samen met collega’s.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.